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Mettre en place un outil d’ élaboration budgétaire et un système décisionnel

Mettre en place un système décisionnel et un outil d’élaboration budgétaire

Édité par Ariel Smadja et Marie Clénet

Répondre rapidement aux attentes de la Direction Générale pour l’aider dans sa prise de décisions, traiter un flux de données de plus en plus important et fournir une information synthétique et fiable dans des délais qui se raccourcissent, sont parmi les défis que les directions financières doivent relever aujourd’hui.

Pour atteindre ces objectifs, l’utilisation de systèmes d’information décisionnels (BI : Business Intelligence) et de simulation / élaboration budgétaire (BPM / EPM : Business / Enterprise Performance Management) est devenue incontournable.

De tels outils ne sont pas réservés aux grands groupes, ils peuvent être mis en place dans des entreprises de toutes tailles, désireuses d’améliorer leurs processus pour un meilleur pilotage opérationnel et économique.

Mener un projet d’implémentation d’un système de BI ou de BPM permettra bien sûr de choisir l’outil, de le paramétrer et de former les futurs utilisateurs. Mais, il sera surtout l’occasion de réfléchir aux indicateurs opérationnels et financiers, à l’organisation du travail et aux flux d’informations entre la direction financière et les départements opérationnels, notamment dans le cadre des processus d’élaboration des prévisions (plan, budget, forecast).

Plusieurs phases doivent être envisagées jusqu’à la mise en production :

L’avant-projet :

  • L’expression des besoins en matière de mesure de la performance et d’élaboration budgétaire
  • Le processus de sélection de l’éditeur et de l’intégrateur
  • La constitution des instances de projet (comités de pilotage, d’experts, de projet)
  • La constitution de l’équipe projet

Le projet :

  • Le paramétrage, supervisé par l’assistance à maîtrise d’ouvrage qui s’assurera de la concordance avec les besoins exprimés
  • Les tests et le recettage
  • La mise en production

La conduite du changement :

  • La formation des utilisateurs
  • L’étude d’impact sur les pratiques au sein de la direction financière et dans les échanges avec les autres départements de l’entreprise
  • L’adaptation de l’organisation et des processus, notamment du processus budgétaire

Un projet de ce type est un véritable projet d’entreprise, dont la réussite dépend largement du niveau d’implication des acteurs concernés par les processus impactés : la direction générale, les directions opérationnelles, la direction informatique, la DRH et bien sûr la direction financière.

Une implémentation réussie permettra à la fois d’améliorer la qualité des données produites et d’automatiser les processus financiers et ainsi d’améliorer l’efficience de la direction financière.

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